Programmeinstellungen
Einstellungen der Firma
Das Einrichten der GEMADE Business Software erfolgt über den Reiter »Administration« in der oberen Menüleiste. In der »Administration« erfolgen die zentrale Datenpflege zum jeweiligen Mandanten (Firma) als auch die Konfiguration der Software. Alle Einstellungen beziehen sich auf den angemeldeten Mandant.
Über das Icon mit der Beschreibung »Einstellungen« wird eine Eingabemaske geöffnet, in die alle grundlegenden Informationen zum aktuellen Mandanten für das System hinterlegt werden. Die einzelnen Dateneingabebereiche werden über die linke Navigationsleiste ausgewählt. Des Weiteren sind in den »Einstellungen zur Firma« Entscheidungen zu treffen, wie die GEMADE Business Software die geschäftlichen Prozesse des Mandanten unterstützen soll. Dies betrifft beispielsweise die »Nummernkreise« und das »Mahnwesen«. Die eingetragenen Daten werden für systeminterne Vorgänge und zum Erstellen von geschäftsrelevanten Dokumenten verwendet.
Einstellungen zur Firma
In den »Einstellungen zur Firma« werden die Informationen gepflegt, die automatisch auf den Geschäftsdokumenten hinterlegt werden. Die Daten sind Grunddaten, die erforderlich sind, um am Geschäftsverkehr teilnehmen zu können. Die Einstellungen und Eingaben zur Gruppe »Firma« unterteilen sich in die Unterpunkte:
Name der Firma
In die Eingabemaske werden die Daten zur Firma eingetragen wie:
- Firma (Name der Firma und Firmierung)
- Anschrift
- Kontaktdaten (allgemeine Kontaktdaten zur Firma)
- Handelsregister
- Steuerdaten
- Firmenlogo
- Unternehmenswährung
- Geschäftsjahr
Handelsregister
Existiert für den Mandanten (Firma) eine Eintragung im Handelsregister, sind die Informationen zum Registergericht und die Handelsregister-Nummer an dieser Stelle zu hinterlegen.
Steuerdaten
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann an dieser Stelle hinterlegt werden.
Steuernummer
Die Steuernummer für den Mandant ist hier einzutragen.
Ist-Versteuerung
Über dieses Ankreuzfeld kann von einer Soll-Versteuerung in eine Ist-Versteuerung gewechselt werden. Während bei Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer bereits bei der Ausstellung der Rechnung dem Finanzamt gegenüber fällig wird, wird im Gegensatz dazu bei Ist-Versteuerung die Umsatzsteuer erst bei der Zahlung fällig. In der Praxis bedeutet dies, dass bei der Erfassung der Ausgangsrechnungen die Steuer zuerst auf das Konto: "Umsatzsteuer nicht fällig" gebucht und dadurch nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen wird. Erst bei der Erfassung der Zahlung wird die Steuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt ausgewiesen.
Firmenlogo - obsolet
Das Firmenlogo wird als Bilddatei in die GEMADE Business Software integriert. Zulässig sind die Bilddateien:
- Bitmap (*.bmp)
- Graphics Interchange Format (*.gif)
- JEPG Interchange Format (*.jepg, *.jpg)
- Icon Dateien (*.icon)
GEMADE Business Software passt die Größe der Bilddatei automatisch an.
Unternehmenswährung
GEMADE Business Software ist mehrwährungsfähig. Aus diesem Grund muss eine Währung zum Standard definiert werden. Sofern keine Fremdwährung erforderlich ist, ist für Deutschland als Währung Euro zu hinterlegen.
Geschäftsjahr
Das Geschäftsjahr (im Steuerrecht: Wirtschaftsjahr) ist der Zeitraum, für den ein Unternehmen das Ergebnis seiner geschäftlichen Tätigkeit in einem Jahresabschluss zusammenfasst.
Lieferanschriften
Für die Lieferung von getätigten Warenlieferungen können verschiedenen Warenannahmestellen definiert werden. Diese werden dann in der Bestellausführung angezeigt und können ausgewählt werden.
Mahnwesen
Die Mahnstufen sind beliebig definierbar und an die Geschäftsbedingungen eines Mandanten anpassbar. Die GEMADE Business Software wird mit einer Vorlage für ein stufenbasiertes Mahnwesen ausgeliefert. Die drei Mahnstufen können an die jeweiligen Geschäftsbedingungen angepasst werden. Die Gültigkeit der einzelnen Mahnstufen wird mit den Tagen nach der Rechnungsfälligkeit bestimmt. Jeder Mahnstufe kann ein individueller Textbaustein zugewiesen werden. Die Textbausteine selbst sind im Administrationsbereich »Textbausteine« definiert.
Bankverbindung
Unter dieser Rubrik sind die Bankverbindungen des Mandanten gespeichert.
Nummernkreise
In diesem Einstellungsbereich werden die Nummernkreise bestimmt für:
- Kunden (nur nummerische Darstellung)
- Materialien (nur nummerische Darstellung)
- Verträge
- Angebote
- Aufträge
- Rechnungen
- Gutschriften
- Lieferscheine
- Mahnungen
Weitere Objekte bzw. Vorgänge sind frei definierbar.
Die Nummernkreise für »Kunden« und »Material« sind auf nummerische Daten beschränkt, um eine fortlaufender Nummerierung zu erzeugen. Alle weiteren Vorgänge können beispielsweise mit »Jahr / Monat / fortlaufender Nummer« bestimmt werden. Damit wird eine Suche nach bestimmten Geschäftsvorgängen erleichtert.
Stellen der laufenden Nummer
Mit der Bestimmung der »Anzahl« von Stellen wird in der GEMADE Business Software die Darstellung eines Objektes (wie die Kundennummer) beschrieben.
Beispiel:
| Stellen der laufenden Nummer: | 5 |
| Darstellung der Kundennummer: | 10000 |
Nummernbereich ab
Mit der Bestimmung des »Nummernbereiches ab« wird die erste Zahl festgelegt, mit der die fortlaufende Zählung des Objektes (z.B. Kundennummer) beginnen soll.
oberes Beispiel:
| Stellen der laufenden Nummer: | 5 |
| Nummernbereich ab: | 1 |
| Darstellung der ersten Kundennummer: | 10001 |
Buchhaltung
In der »Buchhaltung« werden die Rahmenparameter für die Buchungen der Geschäftsvorfälle bestimmt. Als Kontenrahmen wird der SKR04 (Stand 2013) bereitgestellt.
Standardwerte
Die Definition von Standardwerte erleichtert die tägliche Arbeit mit der GEMADE Business Software. In dieser Eingabemaske werden einzelne Standardwerte bestimmt, mit denen das Programm automatisch die Vorbelegung von Feldern vornimmt.
Allgemeiner Steuersatz
Über den allgemeinen Steuersatz wird festgelegt, wie der Bruttopreis bestimmt werden soll. Standardmäßig ist der für Deutschland aktuell gültige Steuersatz von 19 Prozent eingestellt. Sollte ein anderer Steuersatz relevant sein, kann dieser - sofern bereits angelegt - eingerichtet werden.
Steuersatz nach §13b Abs. 2 UStG
Während normalerweise der Leistungserbringer die Umsatzsteuer schuldet, geht bei bestimmten steuerpflichtigen Leistungen die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger über, wenn dieser ein Unternehmer (auch Kleinunternehmer) oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Die Steuerschuldumkehr (reverse charge) ist in § 13b Umsatzsteuer-gesetz (UStG) geregelt. Standardmäßig ist in der GEMADE Business Software ein Steuersatz von 0 Prozent hinterlegt.
Standardschrift für die Textverarbeitung
Für die geschäftliche Korrespondenz können eine Schriftart und eine Schriftgröße als Standard bestimmt werden. Diese Definitionen werden automatisch für alle Vorlagen und Formulare verwendet, so dass alle geschäftlichen Korrespondenzen ein einheitliches Design vorweisen.
Adressformatierung zum Druck
In der Adressformatierung wird anhand von Datenfeldern bestimmt, welche Informationen mit welcher Darstellungsform für den Adressdruck verwendet werden sollen. GEMADE Business Software gibt eine Adressformatierung beispielhaft vor.
| Platzhalter | Beschreibung | |
|---|---|---|
| #TITLE# | Anrede | |
| #COMPANY# | Firma | |
| #NAME# | Namenszusatz | |
| #NAME2# | Namenszusatz 2 | |
| #STREET# | Straße | |
| #COUNTRY# | Landkürzel | |
| #ZIPCODE# | Postleitzahl | |
| #CITY# | Ort |
Auswertungen
Für das Reporting stehen unterschiedliche SQL Abfragen zur Verfügung. Hier können Sie die gewünschten Abfragen hinterlegen.
E-Mail-Einstellungen
GEMADE Business Software bietet einen automatischen Versand von Geschäftsdokumenten über E-Mail an. Um dieses Feature zu nutzen, muss ein SMTP-Server eingetragen werden, mit dem die Dokumente versendet werden. Ist eine Authentifizierung am SMTP-Server auf Benutzerebene erforderlich, ist dies über die Setzung des Hakens zu aktivieren.
Sofern eine Authentifizierung am SMTP-Server erforderlich ist, sind die benutzerbezogenen Einstellungen in der »Benutzerverwaltung« (»Administration«) pro Benutzer vorzunehmen.
Sendebestätigungen
Um Sendebestätigungen von E-Mails zu erhalten, können Sie den empfangenden Server anweisen, wann dieser eine Antwort senden soll.
Sicherheit
Für den Versand von E-Mails kann sich die GEMADE Business Software über eine SSL Verschlüsselung am Mailserver anmelden. Hier können Sie das Verschlüsselungsverfahren zur Anmeldung angeben.
Betreffzeilen beim Mailversand
Werden Dokumente (Angebote, Kundenaufträge, etc.) aus der GEMADE Business Software heraus versendet, kann die Betreffzeile der E-Mail Dokumentenabhängig vor belegt werden.
| Platzhalter | Beschreibung | |
|---|---|---|
| #COMPANY# | Firma | |
| #ORDERNUMBER# | Dokumentennummer (Angebotsnummer, Kundenauftragsnummer, Rechnungsnummer, etc.) | |
| #DOCUMENTDATE# | Belegdatum | |
| #CUSTOMERNUMBER# | Kundennummer |
Textbausteine
Unter diesem Menüpunkt werden die Textbausteine hinterlegt, welche automatisch in die Druckausgabe eingebunden werden, wenn die benötigt Voraussetzungen erfüllt sind.
Kleinunternehmer nach §19 Abs. 1 UStG
Handelt es sich bei diesem Mandanten um eine Firma, welche nach der o.g. Besteuerung tätig ist, wird der dazugehörige Text automatisch auf den Dokumenten ausgegeben.
Leistungen nach §13 Abs. 2 UStG
Handelt es sich um einen Beleg nach dem o.g. Paragraph, sie wird dies im Dokument vermerkt und ausgegeben.
Einstellungen für die GEMADE Business Software
Bedienung
In den Einstellungen zur Bedienung können Hilfen aktiviert werden, die bestimmte Funktionen im Hintergrund ausführen.
Bedienungshilfen
- Mouse-Over-Effekt
- dient dem Hervorheben von Mauszeiger und Elementen in der Benutzeroberfläche
- Kopierte Elemente automatisch öffnen
- Einzelne Vorgänge innerhalb der GEMADE Business Software werden durch Kopieren in einen neuen Vorgang transferiert. So wird z.B. ein Angebot zu einer Rechnung umgewandelt. GEMADE Business Software öffnet bei Aktivierung der Funktion automatisch das neue Dokument.
- Anzeige des Druckstatus
- Zeigt den aktuellen Status bei der Druckaufbereitung an
- Bankverbindungdaten prüfen
- Automatische Prüfung der Bankdaten bei der Eingabe in der GEMADE Business Software
- automatische Aktualisierung der Wechselkurse
- dient der automatischen Abfrage von Wechselkursen für die Nutzung der Mehrwährungsfähigkeit der GEMADE Business Software
Schriftart und Schriftgröße zur GUI Anzeige
dient dem Anpassen von Schriftart und Schriftgröße in der Benutzeroberfläche. Damit kann die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche optimal an die Bildschirmeinstellungen bzw. individuellen Vorlieben angepasst werden.
Softwarefehler melden
Es ist leider nicht möglich, Fehler grundsätzlich auszuschließen. GEMADE Business Software bietet zur Fehlerübermittlung eine separate Funktion an, die Fehlermeldungen des Systems automatisch an die GEMADE übermitteln kann. Diese Funktion arbeitet grundsätzlich anonym, d.h. es werden keine benutzerbezogenen Daten übermittelt.
Durch Aktivierung der Funktion wird zusätzlich zum Fehlerprotokoll die Firmen-E-Mail-Adresse übertragen. Dies dient dazu, dass, wenn ein Fehler nicht nachvollziehbar ist, mit dem Anwender direkt kommuniziert werden kann, um die Fehlerprozedur und den Hergang im Detail zu durchleuchten.
Durch Aktivierung dieses Features helfen Sie uns, die Qualitätssicherung der GEMADE Business Software effektiver voranzutreiben und mögliche Fehlerquellen schnellstmöglich zu beheben.
Datensicherung
Die Datensicherung schützt vor Verlust von geschäftlichen Daten. Standardmäßig ist die automatische Datensicherung in der GEMADE Business Software aktiviert. Über die Festlegung der Tage wird definiert, wie lange eine Sicherung der Daten vorgehalten werden soll.
Bedienung
PDF Dateiexport
Komprimierung
Aktiviert die Komprimierung des PDF Dokumentes bei der Erstellung.
JPG-Qualität
Gibt die Komprimierung von Bildern mittels einen Prozentualen Wertes innerhalb des PDF Dokumentes an.
Bilder für den Druck optimieren
Führt eine Bildoptimierung bei der Einbindung in das PDF Dokument durch.
Schriftarten einbinden
Bindet die verwendeten Schriftarten in das PDF Dokument ein.
Text in Kurven umwandeln
Wandelt die Schriftart in Kurven um, was eine Einbindung von Schriftarten unnötig macht.
Transparente Bilder einbinden
Erlaubt das transparente Bilder die Transparenz auch nach der Einbindung in das PDF Dokument beibehalten.
PDF/A Kombatibilitätsmodus
Erstellt im Revisionssicheren PDF/A Modus.