Mandantenverwaltung

Mandanten

GEMADE Business Software ist eine mandantenorientierte Softwarelösung. Ein Mandant entspricht einer physischen Firma und ist eine handelsrechtliche, organisatorische und datentechnisch abgeschlossene Einheit in der GEMADE Business Software. Das bedeutet, dass alle betriebswirtschaftlichen Daten gegenüber anderen Mandanten geschützt sind. Jeder Mandant verfügt eine eigene Konfiguration und über eigene Kundendaten. Sie können beliebig viele Mandanten anlegen und verwalten. Die Grenze sind der physikalische Speicherplatz auf einem Datenträger bzw. die Restriktionen der verwendeten Datenbank.

Einrichtung eines neuen Mandanten

Bei der Einrichtung eines neuen Mandanten ist ein Installationsassistent behilflich. Um einen neuen Mandant anzulegen, wird die Auswahl »Neuen Mandant anlegen« bestätigt. Den weiteren Anweisungen des Assistenten folgend, wird durch die Installation des Mandanten geführt.

Assistent zum Einrichten eines Systems nach dem ersten Programmstart

Einrichten eines neuen Mandanten über den Assistenten

Microsoft SQL Server Instanz

Im folgenden Schritt muss eine SQL Server Instanz eingetragen werden. Die SQL Server Instanz wird im Feld »SQL Server Instanz« manuell eingegeben oder über die »Suche verfügbarer SQL Server« ermittelt. Letztere wird für unerfahrene Anwender empfohlen.

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Damit die Suche nach einer SQL Server Instanzen erfolgreich ist, muss auf dem Computer der Windows Dienst »SQL Server Browser« gestartet sein. Ist dies der Fall, wird neben dem Systemname auch die SQL Server Instanz ermittelt. Nur mit einer eindeutigen SQL Server Instanz kann eine Verbindung zum SQL Server hergestellt werden. Die Auswahl eines Servers erfolgt mittels Doppelklick auf einen gefundenen Eintrag in der Serverliste. Anschließend wird die Server Instanz im Feld »SQL Server Instanz« angezeigt. Nach Bestätigung der Eingaben wird die Installation fortgeführt.

Hinweis: Der Dienst muss gegebenenfalls über die »Systemsteuerung« des Windows Betriebssystems »Verwaltung« »Dienste« manuell gestartet werden. Nach einem ggf. manuellen Starten des Dienstes sollte dieser über die Dienstoption »Automatisch Starten« aktiviert werden.

Anmeldedaten an der SQL Server Instanz

Mit der Auswahl einer Server Instanz sind nachfolgend der Name des Mandanten und eine kurze Beschreibung des Mandanten einzutragen. Die Beschreibung des Mandanten ermöglicht, weitere Informationen zu hinterlegen. Das Datenverzeichnis dient der GEMADE Business Software zur Speicherung von erstellten Dokumenten. Dies sind u.a. Ausgangsrechnungen oder Gutschriften. Als Speicherort für das Datenverzeichnis kann jedes Datenverzeichnis verwendet werden (Abb. 5). Wird kein eigenes Datenverzeichnis angegeben, erstellt GEMADE Business Software ein Datenverzeichnis entsprechend der Konfiguration des Betriebssystems (Abb. 6).

Hinweis: Es wird empfohlen, ein Datenverzeichnis auf einem anderen Laufwerk wie die Installation auszuwählen. Ein mögliches Datenverzeichnis wäre zum Beispiel „D:\Daten“, wenn das PC-System über ein separates Laufwerk D verfügt. Ist dies nicht gegeben, sollte ein separates Datenverzeichnis für die GEMADE Business Software erstellt werden.

Name des Mandanten und Beschreibung des Mandanten

Hinweis: Login Name und Passwort für die SQL Server Instanz

Bei der Installation der GEMADE Business Software inklusive dem mitgelieferten Microsoft SQL-Server 2008 R2 Express sind die Felder »Login Name« und »Passwort« vorbestimmt. Änderungen sollten nur von Administratoren vorgenommen werden.

Sofern eine andere Version des Microsoft SQL Server 2008 R2 oder höher zum Einsatz kommen soll, sind die Werte einzutragen, die vom Administrator vorgegeben werden.

Authentifizierung ist der Vorgang, durch den die Identität eines Objekts, eines Dienstes oder einer Person überprüft wird. Ziel der Authentifizierung einer Person ist es, sicherzustellen, dass die vorgelegten Anmeldeinformationen authentisch sind. Die GEMADE Business Software verwendet bei der Anwendung des mitgelieferten Microsoft SQL-Server 2008 R2 Express standardmäßig keine Windows-Authentifizierung (integrierte Sicherheit), um sich bei der SQL Server Instanz anzumelden. Sofern dieses gewünscht ist, muss die Authentifizierung mittels integrierter Sicherheit erfolgen. Dazu muss die SQL Server Instanz vorab daraufhin eingerichtet werden. Dies muss von einem Administrator erfolgen.

Hinweis: Der Login Name ist nicht der Benutzername, mit dem eine Anmeldung an der GEMADE Business Software erfolgt, sondern der Benutzername für die SQL Datenbank.

Zur Überprüfung der Daten kann jederzeit ein Verbindungstest durchgeführt werden. Ist der Verbindungstest erfolgreich, ist die Verbindung zu Datenbank korrekt eingerichtet und die Installation des Mandanten kann fortgesetzt werden.

Befehlszeilen Hilfsprogramm

Die Installation der Datenbank/des Mandanten wird über das Programm SQLPackage.exe durchgeführt. Den korrekten Pfad zu dem Programm ermittelt der Mandantenassistent für Sie automatisch.

Zusammenfassung der Datenverbindung

Zusammenfassung

Bevor ein Mandant angelegt wird, fasst der Installationsassistent die Eingaben noch einmal zusammen. Sind alle Angaben korrekt, erfolgt mit der Bestätigung die Anlage des Mandanten, anderenfalls kann eine Korrektur der Daten durch den Button »Zurück« erfolgen.

Zusammenfassung der Datenverbindung

Mandantentyp

Generell gilt, dass beliebig viele Mandanten angelegt werden können. In der GEMADE Business Software werden zwei Typen von Mandanten unterschieden: »Testmandant« und »Produktivmandant«. Zum Testen der Unternehmenssoftware oder von Einstellungen und Anpassungen ist ein »Testmandant« anzulegen. Dieser ist immer kostenfrei. Bei einem »Testmandant« können alle Funktionen des Systems ausgiebig ohne Einschränkungen getestet werden. Lediglich alle Dokumente, die erzeugt werden, sind als »Testmandant« markiert. Um die GEMADE Business Software produktiv einzusetzen, ist ein »Produktivmandant« anzulegen. Bei einem »Produktivmandant« sind alle Funktionen und Dokumente auf das registrierte Unternehmen erstellt und frei von jeglichen Einschränkungen. Ein »Produktivmandant« ist immer registrierungspflichtig.

Auswahl des Mandanten-Types

Hinweis: Ein »Produktivmandant« ist bis zu einem jährlichen Umsatz* von 20.000 EUR kostenfrei. Die Abrechnung erfolgt rückwirkend zu einer Abrechnungsperiode. Diese kann beispielsweise 3 Monate betragen. Für die Servicegebühr wird der generierte Umsatz/Abrechnungsperiode bewertet.

Schwankungen in den Umsätzen finden in den Servicegebühren Berücksichtigung, so dass Kunden der GEMADE Business Software keine finanziellen Risiken bei der Nutzung der Software eingehen. Zudem ist die Servicegebühr unabhängig von der Anzahl der installierten Arbeitsplätze pro Mandant, also rein umsatzbasierend.

Hinweis: Unseren Kunden mit einem Umsatz bis 20.000 EUR pro Jahr wird empfohlen, Kontakt zum GEMADE Vertriebsteam aufzunehmen, um sicherzustellen, dass keine Nutzungsgebühr berechnet wird. Dies könnte erfolgen, wenn der generierte Umsatz pro Abrechnungsperiode erwarten lässt, dass der damit kalkulierbare Gesamtumsatz die Grenze von 20.000 EUR überschreitet.

Anmeldung am angelegten Mandanten

Im letzten Installationsschritt wird ein »Benutzer« angelegt, mit dem eine Anmeldung am zuvor erstellten Mandant in der GEMADE Business Software erfolgen kann. Die Benutzerdaten bestehen aus dem »Benutzernamen« und einem »Passwort«, das zur Sicherheit noch einmal bestätigt werden muss.

Anlage der Benutzerdaten für GEMADE Business Software

Mit der Bestätigung der eingegebenen Daten wird der »Benutzer« in der GEMADE Business Software für den relevanten Mandant angelegt. Mit diesen Benutzerdaten ist dann eine Anmeldung im System nur bei diesem Mandant möglich.

Verbindung zu einen bestehenden Mandanten herstellen

Bei der Einrichtung eines neuen Mandanten ist ein Installationsassistent behilflich. Um einen neuen Mandant anzulegen, wird die Auswahl »Neuen Mandant anlegen« bestätigt. Den weiteren Anweisungen des Assistenten folgend, wird durch die Installation des Mandanten geführt.

Assistent zum Einrichten einer Verbindung zu einem bestehenden Mandanten

Assistent zum Einrichten einer Verbindung zu einem bestehenden Mandanten

Verfügbare SQL Server ermitteln

Im ersten Schritt muss eine SQL Server Instanz eingegeben werden. Die SQL Server Instanz kann im Feld »SQL Server« direkt manuell eingeben oder über die »Suche verfügbarer SQL Server« ermitteln werden.

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Damit die Suche nach SQL Server Instanzen erfolgreich ist, muss auf dem Computer der Windows Dienst »SQL Server Browser« gestartet sein.

Hinweis: Dieser Dienst muss gegebenenfalls über die »Systemsteuerung« des Betriebssystems »Verwaltung« »Dienste« manuell gestartet werden. Nach einem ggf. manuellen Starten des Dienstes sollte dieser über die Dienstoption »Automatisch Starten« aktiviert werden.

Ist dies der Fall, wird neben dem Systemname auch die SQL Server Instanz ermittelt. Nur mit einer eindeutigen SQL Server Instanz kann eine Verbindung zum SQL Server hergestellt werden. Die Auswahl eines Servers erfolgt mittels Doppelklick auf einen gefundenen Eintrag in der Serverliste. Anschließend wird die Server Instanz im Feld »SQL Server Instanz« angezeigt. Nach Bestätigung der Eingaben wird die Installation fortgeführt.

Anmeldedaten für die SQL Server Instanz

Ist eine SQL Server Instanz ausgewählt, müssen im folgenden Schritt die Anmeldedaten an der SQL Server Instanz angegeben werden. Dabei ist zu beachten, welche Methode zur Authentifizierung zum Zeitpunkt der Einrichtung der SQL Server Instanz festgelegt wurde. GEMADE Business Software unterstützt zwei Methoden der Authentifizierung: Windows-Authentifizierung (integrierte Sicherheit) und die Authentifizierung über den SQL Server.

Hinweis: Bei der Installation der GEMADE Business Software inklusive dem mitgelieferten Microsoft SQL-Server 2008 R2 Express sind die Felder »Login Name« und »Passwort« vorbestimmt. Sollte zum Zeitpunkt der Einrichtung der SQL Server Instant diese Standardeinstellungen verwendet worden sein, wird der Installationsassistent dies erkennen und die relevanten Felder mit den entsprechenden Daten ausfüllen. Sofern die SQL Server Instanz anders eingerichtet wurde, sind die Werte einzutragen, die vom Administrator vorgegeben werden.

Verbindungsassistent - Anmeldedaten an der SQL Server Instanz

Zur Überprüfung der Daten kann jederzeit ein Verbindungstest durchgeführt werden. Ist der Verbindungstest erfolgreich, ist der Zugriff auf die Datenbank korrekt eingerichtet. Im nächsten Schritt der Einrichtung listet der Installationsassistent die ermittelten Mandanten in der SQL Server Instanz auf.

Im nächsten Schritt der Einrichtung listet der Installationsassistent die ermittelten Mandanten in der SQL Server Instanz auf.

Verbindungsassistent - Ermittelte Mandanten

Zusammenfassung

Im letzten Schritt - bevor eine Verbindung zum verfügbaren Mandant erstellt wird - fasst der Installationsassistent die Eingaben noch einmal zusammen. Sind alle Angaben korrekt, erfolgt mit der Bestätigung die Anlage der Verbindung zum Mandant. Die Konfiguration wird in die Konfigurationsdatei gespeichert.

Verbindungsassistent - Zusammenfassung der Verbindungsdaten

Abschluss

Konnte der Assistent die Verbindungsdaten in der Konfigurationsdatei erfolgreich speichern, sind die Prozesse abgeschlossen.

Verbindungsassistent - Abschluss der Einrichtung zu einem bestehenden Mandant

Die Anmeldung am Mandant

Die Anmeldung am Mandant erfolgt durch die Auswahl des Mandanten im Anmeldefenster der GEMADE Business Software. Nach der Auswahl des Mandanten ist der Benutzer über den »Benutzername« und das »Kennwort« zu authentifizieren. Verfügt der Benutzer über die erforderlichen Zugriffsrechte, wird dem berechtigten Benutzer der Zugriff auf das Mandanten-System gewährt.

Mandantenorientierte Anmeldung am System