Grunddaten
Mit der Festlegung der Eigenschaften der Grunddaten beginnt die Individualisierung (das sog. Customizing) der GEMADE Business Software. In den Grunddaten werden Eigenschaften über betrieblich relevante Objekte (wie z.B. Produkte, Lieferanten, Kunden) festgelegt, die Einfluss auf die Verarbeitung der Objekte haben. Je besser die Eigenschaften der Grunddaten an die betrieblichen Geschäftsprozesse festgelegt werden, umso besser kann GEMADE Business Software diese Prozesse unterstützen und die tägliche Arbeit vereinfachen.
Grunddaten
Materialarten
Die Materialart bildet spezifische Eigenschaften von Materialien oder Dienstleistungen ab. Die Materialart hat wichtige Steuerungsfunktionen in der GEMADE Business Software. Materialarten sind u.a. Rohstoffe, Handelswaren, Halbfabrikate, Fertigerzeugnisse oder Dienstleistungen. Je Materialart werden unterschiedliche Datenbilder gepflegt.
Handelsware
Handelswaren sind bewegliche Güter, die zum wirtschaftlichen Austausch bestimmt sind. Beispiele für Handelswaren sind Marktwaren, Verzehrwaren oder Nutzungswaren. Handelswaren werden immer eingekauft und weiterverkauft. Der Materialstammsatz einer Handelsware enthält deshalb immer Einkaufs- und Verkaufsdaten.
Verpackungsmaterial
Diese Materialart fasst Materialien zusammen, die zur Verpackung erforderlich sind. Dazu gehören z.B. Kartons oder Kisten.
Rohmaterial
Diese Materialart fasst Materialien zusammen, die bis auf die Lösung aus ihrer natürlichen Quelle noch keine Bearbeitung erfahren haben. Sie werden aufgrund ihres Gebrauchswertes aus der Natur gewonnen und entweder direkt konsumiert oder als Arbeitsmittel und Ausgangsmaterial für weitere Verarbeitungsstufen in der Produktion, im Bauwesen oder als Energieträger verwendet.
Dienstleistungen
Dienstleistungen werden in der GEMADE Business Software wie Materialien abgebildet und verwaltet. Dienstleistungen sind immaterielle Güter, die sich von anderen Waren vor allem dadurch unterscheiden, dass Produktion und Verbrauch zeitlich zusammenfallen. Dienstleistungen gelten allgemein als nicht lagerfähig und nicht transportierbar. Typische Dienstleistungen sind Handels-, Verkehrs-, Bank- und Versicherungsleistungen.
Sonstiges Material
Über die bisher erwähnten Materialarten hinaus können weitere Materialien, die keinem der Standardmaterialarten zuzuordnen sind, unter "Sonstiges Material" gepflegt werden.
Belegtyp
Über den Belegtyp - nicht zu verwechseln mit einem Beleg in der Finanzbuchhaltung - werden die systeminternen Vorgänge »Angebot«, »Kundenauftrag«, »Rechnung« und »Gutschrift« gesteuert. Durch einen Beleg werden pro Vorgang u.a. das Verhalten, das Aussehen der Bearbeitungsmaske und die Berechnungen auf den Positionen im Beleg beeinflusst.
Es können beliebig viele Belegtypen definiert werden. Bei der Auslieferung der GEMADE Business Software wird ein »Standardbeleg« bereits vorgegeben, über den alle Eingabemasken und deren Inhalt gesteuert werden.
Eine Individualisierung der GEMADE Business Software beginnt mit der Anlage eines neuen, individuellen Belegtyps. Über diesen individuellen Belegtyp werden das Benutzerlayout in den Eingabemasken und die Berechnungen auf der Belegpositionsebene gesteuert.
Positionsberechnung im Belegtyp
Im Standardbeleg ist in den Belegpositionen folgende Grundrechnung hinterlegt:
Menge x (Netto-)Einzelpreis = (Netto-)Gesamtpreis
Diese Grundberechnung ist bereits um einen »Faktor« erweitert, der nicht offen sichtbar ist, jedoch jederzeit sichtbar in die Berechnung einbezogen werden kann:
Faktor = 1
Menge x (Netto-)Einzelpreis x Faktor = (Netto-)Gesamtpreis.
Wird bei der Anlage eines Belegtyps die Berechnung auf »individuell« gesetzt, so ist es unabdingbar, dass eine individuelle Berechnung von mindestens zwei nummerischen Feldern festgelegt werden muss.
Die Definition der nummerischen »Belegpositionsmerkmale« erfolgt in Kundenerweiterungen« »Belegpositionsmerkmale«. Nummerische Datenmerkmale sind: Dezimalzahl, Ganzzahl oder Währung.
Vorgangsbeschreibung: <todo>
Maßeinheiten
Unter Maßeinheiten sind Maßeinheiten hinterlegt, die in der GEMADE Business Software verwendet werden. Es können beliebig weitere Maßeinheiten benannt und mit einem Kurzzeichen angelegt werden.
Maßeinheitenkonverter
Werden bei den betrieblichen Prozessen einzelne Maßeinheiten untereinander konvertiert, können die Umrechnungsfaktoren im Maßeinheitenkonverter hinterlegt werden. Beispielsweise wird dieses Funktion relevant, wenn ein Produkt in Kilogramm eingekauft, aber in Gramm verkauft wird. Durch die Umrechnungsregel ist GEMADE Business Software in der Lage, Bestandsänderungen korrekt zu erfassen.
Versandarten
Je Versandart können die Versandgebühren hinterlegt werden, die bei der Auftragserfassung pro Auftrag zugeordnet werden.
Versanddauer
Mit der Festlegung von Standardwerten für die Dauer eines Versandes können interne Prozesse einfacher aufeinander abgestimmt und Kunden besser informiert werden. Beispielsweise kann der Einkauf intern kommunizieren, wann bestimmte Waren zur Weiterverarbeitung verfügbar sind.
Zahlungsziele
Die Zahlungsziele sind in der GEMADE Business Software flexibel gestaltbar. Sie können nach betrieblichen Vorgaben angepasst und erweitert werden. Die Zahlungsziele gelten sowohl für den Vertrieb als auch für den Einkauf.
Status
Für Material und Vorgänge können mehrere Status definiert werden, um die betriebsinternen Bearbeitungsprozesse zu kennzeichnen. Eine »Statuszuordnung« zu Belegen oder Material ist dann im gleichnamigen Untermenü vorzunehmen.
Anredeformen
Anredeformen sind frei definierbar und dienen der persönlichen Anrede in den Geschäftsdokumenten.
Kundengruppe
GEMADE Business Software ermöglicht beliebig viele Kundengruppen zu definieren. Je Kundengruppe kann ein individueller Preis pro Produkt / Dienstleistung festgelegt werden. Der individuelle Preis je Kundengruppe wird im Materialstammdatensatz festgelegt.
Tätigkeitspositionen
Mit der Klassifizierung werden Ansprechpartner nach deren Verantwortungsbereich gruppiert. Die Klassifizierungen sind beliebig wählbar (beispielsweise Geschäftsführer, Leiter Einkauf, Leiter Materialwirtschaft, Vertrieb, Buchhaltung etc. ). Dies erleichtert, eine Zielgruppe für Marketingmaßnahmen zu adressieren.
Vertragsgruppen
Mit einer Vertragsgruppe können verschiedene Verträge gruppiert werden. Die Kriterien für eine Gruppierung sind frei gestaltbar und somit an die jeweiligen Unternehmensanforderungen anpassbar. Eine Gruppe anzulegen ist dann sinnvoll, wenn sich die Verträge vom Wesen unterscheiden. Zum Beispiel sind Wartungsverträge mit einer bestimmten Laufzeit gegenüber einfachen Handelsgeschäften sinnvoll abzugrenzen.
Statuszuordnungen
In der GEMADE Business Software können für Belege und Material einzelne Status vergeben werden. Über einen Status wird sichergestellt, wie z.B. der betriebliche Ablauf eines Angebots definiert ist. Die Zuordnung der Status zu einem Material oder Beleg erfolgt in der »Statuszuordnung«.
- Belege
- Stellt definierte Status den Belegen zur Verfügung
- Material
- Stellt definierte Status dem Material zur Verfügung
Bestandsführung
Lagerort
Definiert die in der Bestandsführung verfügbaren Lagerorte.
Lagerplatz
Der Lagerplatz ist die kleinste Raumeinheit, die in einem Lager zur Verfügung steht. Der Lagerplatz bezeichnet also die genaue Stelle im Lager, an der eine Ware liegt bzw. gelagert werden kann. Da der Standort des Lagerplatzes häufig von einem Koordinatensystem abgeleitet wird, bezeichnet man einen Lagerplatz auch als Koordinate. Die Koordinate 01-02-03 könnte z. B. einen Lagerplatz in Gang 1, Ebene 2 und Platz 3 sein.
Kundenerweiterungen
Häufig wird es notwendig, dass der von GEMADE ausgelieferte Standard kundenseitig verändert werden muss, um den speziellen Anforderungen gerecht zu werden. Für diese speziellen kundenseitigen Anforderungen wurde das Konzept der Kundenerweiterungen in die GEMADE Business Software integriert.
Klassifizierungsgruppen
Die Klassifizierungsgruppe (Erweiterungsgruppen) fassen die einzelnen Kundenerweiterungen »Belegkopfmerkmale«, »Belegpositionsmerkmale« und »Warengruppenmerkmale« zusammen. Jedes Merkmal muss einer Klassifizierungsgruppe zugewiesen werden.
Belegkopfmerkmale
Ein Belegkopf ist ein Teil eines Belegs, der die Informationen enthält, die für den ganzen Beleg Gültigkeit haben, wie beispielsweise das Belegdatum und die Belegnummer. Dazu gehören auch steuernde Informationen wie die Belegart.
GEMADE Business Software ermöglicht es, eine beliebige Anzahl individueller Kundenfelder an den Belegköpfen der Vorgänge zu definieren. Jedes definierte Kundenfeld wird einem Datentyp (Dezimalzahl, Text, Datum, etc.) zugeordnet.
Belegpositionsmerkmale
In der GEMADE Business Software lassen sich beliebig viele individuelle Kundenfelder an einer Belegposition eines Vorgangs definieren. Jedes Kundenfeld wird einem Datentyp (Dezimalzahl, Text, Datum, etc.) zugeordnet.
Warengruppenmerkmale
Stellt eine beliebige Anzahl individueller Kundenfelder an den Materialien der zur Verfügung. Jedes Feld wird einen genauen Datentyp (Dezimalzahl, Text, Datum, etc.) zugeordnet. Die Warengruppenfelder werden bei der Definition einer Warengruppe zugewiesen und können dann bei einem Material der Warengruppe bearbeitet werden.
Materialvarianten
GEMADE Business Software unterstützt Materialvarianten. Materialvarianten bestehen aus einem Satz von Stammmerkmalen und Merkmalen, in denen sich die Varianten unterscheiden.
Merkmal
Am »Merkmal« werden Eigenschaften des Materials detailliert beschrieben. Ein Merkmal kann beispielsweise die Größe eines Pullovers sein. Während die stofflichen Eigenschaften des Pullovers in alle Größen gleich sind, unterscheiden sich diese in der Größe. Das Merkmal „Größe“ kann als Merkmal in der GEMADE Business Software definiert werden.
Ausprägung
Die Ausprägung des »Merkmals« definiert die möglichen Merkmalsausprägungen. In der GEMADE Business Software können beliebig viele Ausprägungen spezifiziert werden. Am oberen Beispiel des Merkmals „Größe“ könnten die Ausprägungen „S“, „M“, „L“ oder „XL“ lauten.
Kontenrahmen
Kontenrahmen
In der GEMADE Business Software können verschiedene Kontenrahmen hinterlegt werden. In der Standardversion werden der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 verwendet.
Kontenklassen
Der Kontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis aller Konten für die Buchführung in einem Wirtschaftszweig. Er dient als Richtlinie und Empfehlung für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans in einem Unternehmen. Damit sollen einheitliche Buchungen von gleichen Geschäftsvorfällen erreicht und zwischenbetriebliche Vergleiche ermöglicht werden. Die Kontenklassen für den SKr03 und SKR04 sind standardmäßig in der GEMADE Business Software hinterlegt.
Bilanz und GuV-Posten
Stellte die Gruppierungen in der Bilanz und in der GUV dar. Eine Kontozuordnung zur entsprechenden Gruppierung erfolgt am Buchungskonto selbst.
Konten
Stellt alle Buchungskonten innerhalb des angegebenen Kontenrahmens zur Verfügung.
Steuern & Währungen
GEMADE Business Software stellt Werkzeuge bereit, die komplexe Steuersysteme darstellen kann. In der Standardauslieferung der GEMADE Business Software werden die für Deutschland relevanten Steuersätze für die Umsatzsteuer hinterlegt.
Währungen
GEMADE Business Software unterstützt beliebige Währungen. Sofern mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die unterschiedlichen Wechselkurse, bezogen auf den EURO, konfiguriert werden. Daher ist es wichtig, dass die Wechselkurse zum EURO regelmäßig dem aktuellen Börsenkurs angepasst werden. Auf Wunsch übernimmt GEMADE Business Software die Anpassung der Wechselkurse automatisch.
Steuerzonen
Die Steuerzonen ermöglichen dem System, die geographische Zuordnung der Steuer für einen Bereich (zum Beispiel Länder) mit der gleichen Steuer vorzunehmen. Die detaillierte Abbildung der Steuerzonen findet in den Steuerzuordnungen statt.
Steuerklassen
Die Steuerklassen stellen die einheitlichen Beschreibungen der einzelnen Steuersätze dar und dienen vorwiegend der Standardisierung der Steuersätze.
Steuerzonenzuordnung
In den Steuerzuordnungen werden die Länder, Bundesländer und Steuerzonen zusammen-gefasst und bilden somit eine Einheit zur Abbildung der Steuersätze.
Steuersätze
In den Steuersätzen findet die Zuordnung der Steuerzone, Steuerklasse sowie dem Steuersatz statt.
Geodaten
Sprachen
GEMADE Business Software ist eine mehrsprachige Anwendung, welche es erlaubt, Artikeltexte und Briefe in verschiedenen Sprachen zu verwalten. Die Anlage einer Sprache erfolgt unter dem Menüpunkt »Sprachen«.
Länder
Zur Abbildung von Einkaufs- und Versandprozesses sind Länderinformationen erforderlich, die an dieser Stelle zu definieren sind.
Bundesländer
Definition der Bundesländer je verfügbares Land.
Postleitzahlen
GEMADE Business Software kann Postleitzahlen für definierte Länder und Bundesländer verwalten. Im Auslieferungszustand werden die Postleitzahlen für Deutschland mitgeliefert.